如何有效的管理会议

如果你不知道如何有效地管理会议、你的业务、你的组织,那么你的职业生涯注定会失败。

 

如何有效的管理会议


没有什么比糟糕的会议更糟糕的事情了。你坐在那里咬牙切齿地想知道你究竟为什么必须浪费自己的时间耐着性子听完起初本就不应该发生的事情。

有时候我们每周甚至是每天都在开会的事实并不会让事情变得不那么让人烦恼。这甚至没有开始抑制那个占用了那么多你可以更好地利用的时间的唠叨想法。

但是事情是这样的。会议不只是商业生活中一个不幸的事实。它们也是商业生活中非常重要的事实。它们是策略得以讨论、预算通过审核、工程得到评审和计划达成一致的方式。它们是交易谈判以及最终完成的方式。

会议不仅是把事情做完最有效的方式,它们也是管理团队最有效的工具——如果使用正确的话,它就是。

我曾经计算过在我30年的职业生涯中我参加过3万多次会议。你能想象到的每一种类型的会议我都参加过,从行政人员和董事会会议到项目评审和战略会议。从一对一会议到全体员工的操作评审会议。从新闻采访到客户会议。

而且你知道吗?我学到了很多让会议更有效率的方法。以下是使会议更有效的6条建议,我保证它们会对你和你的组织产生重要影响。

学习这个方程式。没有领导者+没有文档+没有后续跟进=浪费时间。每一个会议都必须有一个领导者、一个规定的目标、一个开始和结束的时间及每个人去那里参加这个会议的有效理由。领导以文档形式记录结论、计划、行动项目等等,然后去跟进。

事实上,你知道你在做什么吗?每一个领导者都应该知道如何有效地管理会议如知道如何为建设性参与制定基本规则、如何使用类似于停车场(Parking Lots)这样的工具把问题拿到线下解决以及如何让人们达成共识。

把会议安排在下午。我曾经在斯科特•亚当斯•迪尔伯特的一本书中读到上午人们会尽他们的最大努力工作,所以你应该下午再开会。我询问我的员工们的意见,而且他们一致同意了。结果证明这是一个伟大的举措。同时大多数人在午饭后也会感到更放松。不要问我为什么。

提防群体效应。我曾经与公司高官们大多数时候都会被安排两到三倍的会议的公司合作过,而且他们还要求管理者们与他们的老板和员工进行一对一的会议并且还要与他们的同级每个月进行一对一的会议。究竟为什么首席执行官们期望他们的管理团队以那样的方式去做事情呢?

丢弃走廊会议。创始人和其他初创企业的高官们往往特别喜欢走廊会议。这样做的问题是决定是在没有利益相关者意见输入的情况下做出的。有时候这是被动攻击行为的障眼法。有时候它会导致有当日特色的战略产生。无论是哪一种结果,它都会破坏组织有效性。

挑战现状。如果你定期地进行员工会议,偶尔问问你的团队你能做什么来改进会议和使会议更有效率。你通常会得到至少一个好建议。不仅如此,而且你的员工也会重视会议。