有关时间管理的一个惊人秘密

  今天在职场中的人,有一个特别的感受就是时间不够用。好像有很多事情要做,可以到一段时间的结束,老板review自己的工作,或者自己review自己的工作时,发现自己好像没有什么值得说的工作成绩和成就。其实有关时间管理的问题,也常常困扰我。

  上帝很公平,给了所有人都是24小时,为什么有些人可以在同样的时间里,活出不同的精彩?虽然我们周围有很多有关时间管理的文章、工具和方法,比如我们写下一天代办事项列表,安排日程等等,但是我发现并非那么奏效。事实上,很多方法其实是在帮助我们浪费时间。直到一天,我看见Geoffrey James写的一篇关于时间管理的文章,我从中有了真正的收获了如何将有限的时间花在真正有果效的事情上。

  因为Geoffrey James是销售教练,所以他非常赞同和喜欢的就是二八法则,即一个企业80%的收入来自20%的客户。同样他认为80%的结果来自20%的原因。这也很容易推理到多数人是20%的真实努力得到80%的真正结果。

  Geoffrey James谈到了代办事项列表。利用待办事项列表,很容易让我们对待那些20%真正重要的工作等同于80%那些无关痛痒的工作。这个列表其实也是迫使我们做那些不真正有用的工作。即便你按照重要性进行优先排列,大量重要的事情花了很多时间,但是结果,这些事情却不值得真正这么做。

  Geoffrey James建议使用二八法则来真正优化,管理我们的时间。

  首先列出我们要做的事项,然后根据每个工作所需要的努力来进行1-10的优先排列。1为努力程度最低的。同时也用1-10来评价这些事项完成可能产生的积极结果。10代表最大影响的事情。

  Geoffrey James列出了一个算式来真正评价我们工作的优先次序。即:

  优先排名=努力的评分/可能结果的评分。

  Geoffrey James举了一个很简单的例子:

  任务1:就旅行会议撰写报告

  努力=10, 结果=2  优先=5

  任务2:准备市场的介绍

  努力=4,结果=4,优先=1

  任务3:就备用问题电话当前客户

  努力=1,结果=10,优先=0。1

  最后的有限次序如何?很明显是先完成任务3,其次是任务2,最后才是任务1。

  Geoffrey James表示这个简单的方法可以确保首先完成的20%的努力将带来不同。至于那80%无关的事情,可以自动延期,甚至可以永远让他们停留在代办事项列表上。Geoffrey James却表示这种简单至极的优化方法给他带来了极大的生产效率。

  其实对于我而言,我的感受则是,我们首先要明白和清楚自己的目标是什么。任何结果都是相对与我们的目标而言的,而当我们对我们的工作和未来没有规划的时候,这个简单至极的方法也是没有果效的。